College van Beroep voor het bedrijfsleven

(zesde enkelvoudige kamer)

No.AWB 03/733 21 april 2004

5135 EG-steunverlening akkerbouwgewassen

Maatschap A en A-B, te C, appellante,

gemachtigde: ing. H.J. Westeneng, werkzaam bij ComponentAgro B.V. te Barendrecht,

tegen

de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, verweerder,

gemachtigde: mr. M.M.F. Lobles, werkzaam bij verweerders agentschap LASER.

1. De procedure

Op 8 juli 2003 heeft het College van appellante een, in een op 7 juli 2003 door de PTT afgestempelde enveloppe verzonden, beroepschrift ontvangen, waarbij beroep wordt ingesteld tegen een besluit van verweerder van 26 mei 2003.

Bij dit besluit heeft verweerder beslist op het bezwaar van appellante tegen de beslissing van verweerder op haar aanvraag 2002 om akkerbouwsteun op grond van de Regeling EG-steunverlening akkerbouwgewassen (hierna: de Regeling).

Op 12 augustus 2003 heeft appellante de gronden voor haar beroep ingediend.

Verweerder heeft op 3 oktober 2003 een verweerschrift ingediend.

Op 10 maart 2004 heeft het onderzoek ter zitting plaatsgevonden, waarbij partijen bij monde van hun gemachtigden hun standpunt hebben toegelicht. Namens appellante is voorts A-B ter zitting verschenen.

Ter zitting is als getuige, meegebracht vanwege appellante, gehoord mevrouw A.F. Oosterhof te Welsingen, als regelingsontwikkelaar/beheerder werkzaam bij LASER .

2. De grondslag van het geschil

2.1 De Regeling bevat onder meer de volgende bepalingen:

" Artikel 6

1. Om voor een subsidie in aanmerking te komen dient de producent bij LASER een aanvraag oppervlakten in.

(..)

Artikel 8

1. De aanvraagperiode wordt jaarlijks bij afzonderlijke regeling door de minister vastgesteld.

2. Indien de aanvraag oppervlakten na sluiting van de aanvraagperiode, bedoeld in het eerste lid, door LASER wordt ontvangen, wordt de subsidie waarop de producent recht zou hebben indien LASER de aanvraag oppervlakten tijdig zou

hebben ontvangen, verlaagd overeenkomstig artikel 13 van verordening 2419/2001, behoudens overmacht of buitengewone omstandigheden als bedoeld in artikel 13.

3. Indien de aanvraag oppervlakten meer dan 25 kalenderdagen na sluiting van de aanvraagperiode, bedoeld in het eerste lid, door LASER wordt ontvangen, wordt de aanvraag afgewezen, behoudens overmacht of buitengewone omstandigheden als bedoeld in artikel 13.

2.2 Op grond van de stukken en het onderzoek ter zitting zijn in deze zaak de volgende feiten en omstandigheden voor het College komen vast te staan.

- Op 17 juli 2002 heeft verweerder van appellante een copie ontvangen van een door haar op 9 mei 2002 ondertekend formulier "landbouwtelling, gebruik gewaspercelen en aanvraag oppervlakten". In een begeleidende brief heeft appellante onder meer het volgende meegedeeld.

"Op 9 mei j.l. heb ik mijn gecombineerde opgave 2002 op de post naar uw adres gedaan. Op 4 juni heb ik naar u gebeld met de vraag of mijn aanvraag wel aangekomen was daar ik nog steeds geen bevestiging had ontvangen. De mevrouw die ik toen aan de lijn kreeg zou het voor mij nakijken en mij dan terugbellen. Op 19 juni had ik nog steeds niets gehoord dus heb ik weer gebeld. Uiteraard kreeg ik iemand anders aan de lijn.Weer kreeg ik te horen dat ik teruggebeld zou worden.

Op 9 juli had ik nog niks gehoord, ik zou gebeld worden door mevrouw Killiannen (waarschijnlijk heb ik dit niet goed verstaan, want deze was bij u niet bekend). Dus belde ik weer en ik kreeg toen Dhr. Enting aan de lijn. Hij zou het gaan zoeken. Vandaag werd ik dan gebeld door mevr. De Haan. Zij zei me dat ik een brief moest maken met hierin de uitleg van het gebeurde. Verder moest ik de copie van de aanvraag insturen."

- Bij besluit van 4 oktober 2002 heeft verweerder de aanvraag niet-ontvankelijk verklaard wegens het niet tijdig indienen daarvan.

- Tegen dit besluit heeft appellante op 9 oktober 2002 een bezwaarschrift ingediend.

- Vervolgens heeft verweerder, na een op 5 december 2002 gehouden hoorzitting, het bestreden besluit genomen.

3. Het bestreden besluit

Het bestreden besluit houdt onder meer het volgende in.

" (…) Wanneer LASER post ontvangt wordt deze post dezelfde dag gestempeld en daarna verwerkt. U stelt dat u de aanvraag op 9 mei 2002 heeft verstuurd. U heeft de aanvraag echter niet aangetekend verstuurd en u kunt geen verzendbewijs overleggen. Mij is niet gebleken dat het originele aanvraagformulier bij LASER is aangekomen. Uw (gecopieerde) aanvraag is op 17 juli 2002 door LASER ontvangen, dat is de datum van de stempel die bij binnenkomst op de aanvraag wordt gezet. Op dat moment was de indieningsperiode reeds vijf weken verstreken.

U bent als verzender zelf verantwoordelijk voor de verzending van uw stukken. Nu uw aanvraag niet op tijd door LASER is ontvangen en u ook niet kunt aantonen de aanvraag tijdig verzonden te hebben, dienen de gevolgen van het niet tijdig indienen van de aanvraag voor uw rekening te komen.

Ten aanzien van uw stelling dat LASER terug zou bellen en dat niet heeft gedaan, merk ik het volgende op. U stelt dat u op 4 juni 2002 contact heeft opgenomen met LASER. U geeft aan dat de medewerkster heeft gezegd dat het zou worden nagekeken en dat u teruggebeld zou worden. U weet echter niet meer met wie u gesproken heeft . Nu u geen naam kunt verstrekken van de medewerkster met wie u op 4 juni 2002 heeft gesproken, is het niet mogelijk om na te gaan wat aan u is meegedeeld inzake de ontvangst van uw gecombineerde opgave. U heeft aangegeven dat toen u op 19 juni nog geen reactie heeft gekregen, u weer contact heeft opgenomen met LASER. Dit is echter na de uiterste indieningstermijn , met korting, van 9 juni 2002. U had in de tussentijd zelf ook nogmaals kunnen bellen of voor de zekerheid de formulieren kunnen faxen of alsnog aangetekend kunnen verzenden. (…)

Gelet op het bovenstaande kan uw impliciete beroep op overmacht en buitengewone omstandigheden naar mijn mening niet slagen.

(…)"

4. Het standpunt van appellante

Appellante heeft ter ondersteuning van het beroep - samengevat - het volgende tegen het bestreden besluit aangevoerd.

Appellante sluit niet uit dat haar aanvraag bij LASER in het ongerede is geraakt omdat deze met een verkeerde tenaamstelling aan haar werd verzonden. Gebruikt werd het relatienummer van A. Daarvan had appellante echter reeds op 18 januari 2002 wijziging verzocht.

Ten onrechte is appellante, toen zij op 4 juni 2002 telefonisch navraag deed naar de ontvangst van het formulier geconmbineerde opgave, meegedeeld dat het wel aan de onjuiste tenaamstelling zou liggen dat de aanvraag nog niet verwerkt was; ten onrechte is haar toen ook meegedeeld dat het wel in orde zou komen. Onder deze omstandigheden gaat het niet aan dat verweerder appellante verwijt dat zij pas op 19 juni 2002, na ommekomst van de termijn dat de aanvraag met korting nog kon worden ingediend, wederom telefonisch contact met LASER heeft opgenomen.

Verder is het merkwaardig dat van de telefoongesprekken op 4 en 19 juni door LASER geen gespreksnotities werden gemaakt. Hoe kan er beloofd worden dat zal worden teruggebeld als de naam en het telefoonnummer van de te bellen persoon nergens genoteerd staan?

Tenslotte vormt het gegeven dat appellante geen rappelbericht ontving om het formulier landbouwtelling alsnog in te zenden, terwijl appellante weet dat LASER dit algemene rappel heeft laten uitgaan nog vóór de datum 17 juli 2002 waarop LASER de copie van de subsidieaanvraag ontving, een aanwijzing dat de originele aanvraag mogelijk wel eerder werd ontvangen.

Nu zich bij LASER allerlei administratieve en communicatieve onvolkomenheden hebben voorgedaan en appellante zeker weet de aanvraag op 9 mei 2002 ter post te hebben bezorgd, dient appellante op zijn minst het voordeel van de twijfel te krijgen en dient haar aanvraag alsnog in behandeling te worden genomen.

Ter zitting van het College heeft mevrouw A.F. Oosterhof te Welsingen, als getuige meegbracht vanwege appellante, samengevat het volgende verklaard:

"Als regelingsontwikkelaar/beheerder bij LASER maak ik instructies voor medewerkers en vertaal ik juridische regels naar de praktijk. Hoewel ik geen uitvoerende functie heb kan ik dus toch een goed oordeel geven over de wijze waarop appellante door LASER- medewerkers tegemoet is getreden.

In situaties als die van appellante geldt de instructie dat een telefoonnotitie gemaakt moet worden. Er is verder geen specifieke instructie. Ik zelf zou zeker geadviseerd hebben een copie van de opgave toe te zenden.

Opvallend is dat er hier geen telefoonotities zijn gemaakt en verder is rijkelijk laat gereageerd op het toezenden van de copie van de opgave.

Ik heb nog getracht uit te vinden welke invloed het feit dat de formulierenset naar het oude relatienummer werd gezonden heeft gehad, maar ik heb van de aanvraag van appellante helemaal niets kunnen terugvinden.

Uiteraard ga ik er van uit dat werkinstructies meestal opgevolgd worden."

5. De beoordeling van het geschil

In het onderhavige geding dient te worden beoordeeld of verweerder terecht zijn beslissing waarbij hij de aanvraag van appellante niet-ontvankelijk heeft verklaard op grond van termijnoverschrijding, heeft gehandhaafd.

Het College beantwoordt deze vraag bevestigend en overweegt hiertoe als volgt.

Appellante heeft haar stelling dat zij tijdig per post een aanvraag heeft verzonden aan LASER, niet met te controleren gegevens gestaafd. Indien een niet-aangetekend verzonden brief niet wordt ontvangen, ligt het risico daarvoor bij de verzender.

Het heeft op de weg gelegen van appellante tijdige verzending van haar aanvraag aan te tonen, nadat verweerder haar had bericht dat hij eerst op 17 juli 2002, en daarmee na afloop van de indieningsperiode, een aanvraag van haar voor het jaar 2002 had ontvangen. Hierin is appellante niet geslaagd.

De stelling van appellante dat zich bij LASER administratieve en communicatieve onvolkomenheden voordoen kan appellante niet baten.

Uit de stukken blijkt dat men bij LASER in dit geval uitgebreid onderzoek heeft gedaan of de aanvraag is ontvangen. Deze is echter niet aangetroffen. Vervolgens rijst de vraag of appellante, als haar aan de telefoon de juiste adviezen gegeven zouden zijn, niet alsnog voor tijdige indiening had kunnen zorgdragen. Vastgesteld moet echter worden, dat daarover geen enkel gegeven valt terug te vinden. Gelet daarop is er geen grond voor het oordeel dat appellante door de schuld van medewerkers van LASER een herstelmogelijkheid voorbij heeft laten gaan.

Evenmin kan het feit dat appellante geen rappelbrief ontving voor de landbouwtelling tot het oordeel leiden dat de aanvraag wel tijdig ontvangen moet zijn. Naar ter zitting is gebleken is een groot aantal van deze herinneringsbrieven tengevolge van een administratieve onvolkomenheid niet verzonden. Verder heeft verweerder niet kunnen vaststellen dat er van appellante een ander formulier landbouwtelling is ontvangen dan het op 17 juli 2002 ontvangen copie-formulier.

Ook levert het gebruik door LASER van een onjuiste tenaamstelling, door trage verwerking van een verzoek om wijziging daarvan, geen bewijs op voor de tijdige ontvangst van de aanvraag.

Tenslotte stelt dat College vast dat van buitengewone omstandigheden en overmacht niet is gebleken.

Gelet op het dwingendrechtelijke karakter van artikel 8, derde lid, van de Regeling kon verweerder niet anders beslissen dan de te laat ingediende aanvraag af te wijzen. Verweerder heeft, in plaats daarvan, de aanvraag niet-ontvankelijk verklaard. Het College vat dit op als een technische onvolkomenheid. Het gaat hier immers om een gebrek in de formulering van het bestreden besluit zonder enige materiele betekenis waardoor appellante op geen enkele wijze in haar belangen is geschaad.

Op grond van vorenstaande overwegingen verklaart het College het beroep ongegrond.

Het College acht geen termen aanwezig voor een proceskostenveroordeling met toepassing van artikel 8:75 van de Algemene wet bestuursrecht.

6. De beslissing

Het College verklaart het beroep ongegrond.